بررسی مديريت پروژه و مدل سازي سيستمي فرآيند به همراه نمونه موردی شركت كارينو تولید کننده دستگاه های خشک کننده محصولات کشاورزی - 119 صفحه فایل ورد

دنياي صنعتي امروزه داراي تغييرات شگرفي در پريودهاي خاص بوده است. اين تغييرات به تغييرات محيطي موسوم است. و به سازمان ها و ارگان ها تاثير مستقيم دارند. لذا اهميت شناخت اين تغييرات مشخص است. اين مهم باعث شده است كه سازمان هاي توليدي به سمت چند محصول حركت كرده و دائم سيستم خود را به نحوي تغيير و گسترش دهند. اين تحقيق سعي در آن دارد تا با تعريف قدم هاي اساسي اجراي يك پروژه چگونگي حركت سازمان را در اين مقوله به نمايش بگذارد. يكي از مهمترين خصيصه هاي يك سازمان توليدي سخت سفارش تعريف پروژه هاي مختلف توليد از جانب مشتريان مختلف است. لذا عدم شناخت كافي به نوع كار باعث تعريف پروژه براي سازمان مورد نظر شده و دائم مديران سازمان ( در هر رده سازماني) با پروژه هاي مختلف درگير هستند. در اجراي پروژه توليدي سازمان هاي فوق الذكر هدايت امكانات و افراد سازمان به سمت اجراي پروژه از اهميت خاصي برخوردار است. بنابراين لزوم تعريف مدير پروژه و وظايف اساسي آن احساس مي شود. نظر به اهميت اين موضوع فصل پروژه به مديريت پروژه و اهميت آن پرداخته است و كليه مسائل مختلف در آن مقوله را از ديدگاه اجراي بررسي مي نمايد.

تعريف پروژه

تعريف پروژه از ديدگاه اجراي عبارتست از:

"يك پروژه شامل فعاليت هاي سازمان مشخص بوده كه نيازمند صرف منابع مختلف بوده و كليه فعاليتهاي سازمان در جهت اجراي پروژه با امكانات تعريف شده و در زمانهاي تعيين شده مي باشد" جهت مشخص شدن تعريف فوق شكل 1-1 آمده است. همان طور كه در اين شكل ديده مي شود محدوديتهاي زماني، هزينه (بودجه) و موارد اجرايي در جهتي سازماندهي و هدايت مي شوند كه به نقطه مورد نظر كه همان انجام پروژه است خواهد رسيد.

چرخه عمر پروژه

پروژه مانند انسان داراي يك چرخه عمر است. ابتدا به آرامي شروع مي شود كه در آن مرحله، كليه موارد اجرايي و محدوديتها شناسايي و مشخص مي شود و بر اساس آن برنامه اجرايي تدوين مي گردد سپس بر اساس برنامه اجرايي به مرحله اجرا گذاشته شده و از سرعت بيشتري برخوردار است. در اين مرحله پروژه اجرا شده و در آخرين مرحله كه انجام فعاليتهاي پاياني است با شرعت كمتري حركت كرده تا در نهايت پايان يابد. در اين ارتباط در فصول بعدي بيشتر توضيح داده مي شود. منحني چرخه عمر در شكل 1-2 آمده است.

در سازمانهايي كه نوع فعاليت آنها متناسب با پروژه شكل مي گيرد عمر پروژه تغيير ميكند به دليل تعريف شدن در پريودهاي مختلف پروژه داراي عمرهاي مختلف است. كه كل پروژه ها مجموعاً داراي عمر پروژه هستند. همان طور كه در شكل ديده مي شود چندين پروژه با عمرهاي مختلف وجود دارد كه نهايتاً در كل پريود داراي يك پروژه و يك چرخه عمر است.

مديريت پروژه

با توجه به تعريف پروژه، يك مدير داراي وظايف اصلي ذيل مي باشد:

- برنامه ريزي

- سازمان دهي

- كنترل

- هدايت

- اجرا

مديريت پروژه درگير برنامه ريزي پروژه و ناظر بر اجراي پروژه بوده كه شامل موارد زير مي باشد:

برنامه ريزي پروژه

- تعريف نيازمنديهاي كار

- تعريف ميزان و مقادير كار

- تعريف منابع مورد نياز

هدايت و نظارت بر پروژه

- ميزان پيشرفت پروژه

- مشابه واقعيت و پيش بينهاي انجام شده

- آناليز نحوه اجراي كار و مقايسه با روشهاي تعيين و تدوين شده

- تنظيم هاي مورد نياز در جهت اجراي پروژه با توجه به موارد از پيش تعيين شده و تدوين شده

مديريت پروژه هنگامي ميتواند موفق ناميده شود كه بتواند در موارد زير به اهداف مورد نظر پروژه دست يابد:

- در زمان

- در هزينه

- سطح تكنولوژي/ اجراي خواسته شده

- بهره مندي از منابع و حداكثر استفاده از آن و راندمان بالا

با توجه به تعاريف انجام شده مزاياي بالقوه وجود مديريت پروژه عبارتست از:

1) وظايف و مسئوليت هاي افراد سازمان براي انجام فعاليتهاي خاص مشخص مي باشد.

2) حداقل كردن نياز براي گزارشگيري مداوم، يعني اينكه با وجود اين مدير نحوه گزارشها و گردش آنها به حداقل مي رسد.

3) مشخص كردن محدوديتهاي زماني اجراي پروژه

4) مشخص كردن روشهاي اجرايي

5) اندازه گيري ميزان پيشرفت طرحها و پروژه ها

6) مشخص شدن مشكلات در كوتاهترين زمان در زودترين زمان جهت انجام فعاليتهاي اصلاحي

7) توسعه قابليت تضميني و پيش بيني جهت برنامه ريزي هاي آتي

8) شناخت و فهميدن عواملي كه باعث نرسيدن سازمان به اهداف از پيش تعيين شده مي شود.

9) شناخت و فهميدن اهدافي كه سازمان به آنها نخواهد رسيد يا نرسيده است.

اما متاسفانه مشكلاتي وجود دارند كه سازمان را در رسيدن به اهداف و مزاياي بالا دچار اشكال ميكند. اين عوامل عبارتند از:

1- پيچيدگي هاي خاص پروژه

2- نيازمنديهاي خاص مشتريان

3- سازن غير ساختاري

4- ريسكهاي پروژه

5- تغيير در تكنولوژي و ديگر عوامل محيطي

در كتب مختلف با توجه به فرهنگ حاكم بر سازمان. مديريت پروژه داراي تعاريف مختلف است. اما به طو عمومي مديريت پروژه به شرح زير تعريف مي شود:

" مديريت پروژه همانا برنامه ريزي، سازماندهي و كنترل كردن منابع سازمان براي يك هدف كوتاه مدت كه براي اهداف و آرمانهاي بند مدت و ميان مدت ايجاد شده است مي باشد.

مديريت پروژه از روشهاي سيستمي براي موارد فوق الذكر استفاده كرده كه با استفاده از پرسنل وظيفه اي اين اهداف ارضا مي شود"

جهت فهم آسان وجود مديريت پروژه شكل1-3 آمده است. همان طور كه در كتب مختلف علوم مديريت آمده است مديريت به چهار سطح زير تقسيم مي گردد:

1- مديريت رده بالا

2- مديريت رده مياني

3- مديريت رده پائين

4- علم كننده ها

در اكثر سازمانها خلاي بين رده ها وجود دارد چنانچه با خلاهاي داخل هر دپارتمان تلفيق گردد باعث ايجاد جزيره هاي عملياتي شده كه هر كدام از آنها با يكديگر داراي خلا هستند. لذا مديريت پروژه داراي وظيفه مهم و سنگين است كه اين خلاها را از طريق سيستماتيك حل و برطرف نمايد.

در شكل هاي تصويري از محدوده عملكرد مديريت پروژه را نشان مي دهد. هدف از اين تصور نمايش نحوه مديريت و كنترل مديريت پروژه منابع سازمان بوده كه با توجه به فعاليتهاي شناسايي شده و با در نظر گرفتن زمان، هزينه و اجرا، انجام مي شود. زمان هزينه و اجرا، به عنوان محدوديتهايي هستند كه در پروژه تعريف مي شوند. چنانچه پروژه براي مشتري خارجي انجام مي شود ( كه در سازمان هاي توليدي تحت سفارش بر همين اساس است ) محدوديت رابطه مناسب با مشتري هم دخيل است.

تعريف پروژه موفق

در قسمتهاي قبل پروژه موفق چنين تعريف شده كه با تكميل فعاليتهاي آن، با در نظر گرفتن محدوديتهاي زمان، هزينه و اجرا، به اتمام رسيده باشد. اين تعريف در 20 سال قبل مطرح بود ولي در حال حاضر، امروزه، تعريفي از پروژه موفق بازنگري شده كه شامل تكميل موارد زير است:

1- با اختصاص پريود زماني

2- با بودجه بندي هزينه

3- تحت خواص اجرايي

4- با حداقل تغييرات در سياستها سازمان

5- بدون مزاحمت براي جريان اصلي كار در سازمان

6- بدون تغيير در فرهنگ سازمان

سه تا از اين عناصر گفته شده نيازمند توضيح بيشتر است. خيلي از پروژه ها با در نظر گرفتن هدف اصلي سازمان و پروژه تكميل مي گردند. تغييرات هدف غير قابل اجتناب بوده و گاهاً اين توانايي وجود دارد كه علاوه بر اين كه بر روي اهميت پروژه تاكيد گذارند، بلكه باعث تغيير يافتن كل موضوع پروژه مي شوند. بنابراين تغييرات هدف سازمان بايستي در حداقل نگه داشته شود و در صورت اين كه نياز باشد بايد به وسيله مدير پروژه و مشتري تاييد شود.

ارتباط مديريان خطي- مدير پروژه

همان طور كه قبلاً اشاره شد مدير پروژه بايستي منابع شركت را كنترل نمايد كه اين كنترل ها با محدويتهاي زماني- هزينه – و اجرايي است. اكثر شركتها داراي شش نوع منبع هستند.

• پول
• تجهيزات
• تسهيلات
• مواد
• اطلاعات/ تكنولوژي

به صورت واقعي، مدير پروژه هر كدام از منابع را كنترل نمي كند ( به جز پول ). منابع بوسيله مديران خطي كنترل مي شوند و يا مديران وظيفه اي كه در بعضي اوقات مديران منابع ناميده مي شوند. در اين ارتباط مدير پروژه بايد با مديران خطي براي تمامي منابع پروژه مذاكره كند و موارد اجرايي را بررسي نمايد. هنگامي كه گفته مي شود كه يك مدير پروژه منابع را كنترل مي كند اين بدني معني است كه واقعاً منابع توسط مديران خطي كنترل مي شود. موفقيت مدير پروژه، در اين خصوص بستگي به دو عامل زير دارد:

الف) يك ارتباط خوب و منطقي بين مديريت پروژه و مديران خطي كه به آنها به مديريت پروژه به صورت افقي هستند گزارش مي دهند.

1- ارتباط عمودي: چنانچه افراد يك سازمان به افراد بالاي خودشان اطلاعات دهند و يك ارتباط عمودي داشته باشند، ارتباط عمودي ناميده مي شود.

2- ارتباط افقي: چنانچه افراد يك سازمان به افراد هم رده خودشان اطلاعات دهند و يك ارتباط افقي داشته باشند، ارتباط افقي ناميده مي شود.

اين دو آيتم بسيار بحراني و مهم هستند در اولين آيتم، كارمندان وظيفه اي كساني هستند كه به مديريت پروژه تخصيص داده مي شوند. هدايت فني را از مديران وظيفه اي ( خطي) خودشان به دست آوردند. دومين آيتم افراد و كارمنداني كه به چندين مديريت گزارش مي دهند و اينان هميشه به مديريت كسي كه هدايت كل سازمان را بر عهده دارد گزارش مي دهند.

نقش مديران پروژه

مديريت پروژه داراي وظيفه مهم و محور كردن و مجتمع كردن ( هماهنگ كننده) مديران وظيفه و خطي مي باشد. به عبارتي ديگر مديريت پروژه نيازمند داشتن ارتباط قوي و مناسب با افراد داخلي سيستم جهت انجام فعاليتهاي محوله است و بايد داراي يك دانش عمومي و فني در ارتباط با فعاليتهاي مختلف برقرار گردد در محيط پروژه به نظر مي رسد، كه هر چيزي با مديريت پروژه در ارتباط است. يكي از خصيصه هاي سازمانهاي توليدي تحت سفارش، ارتباط مشتري ( مشتريان) با سازمان تا زمان اتمام پروژه تعريف شده مي باشد. به دليل ماهيت كار لزوماً نيازمند فردي است كه اين ارتباط را بين مشتري و سازمان افراد آن برقرار كرده و طوري اين ارتباط ايجاد شود كه باعث عدم هماهنگي در انجام فعاليتهاي سازمان نشود. بنابراين مديريت پروژه در اين مرحله داراي نقش بسيار مهمي است چرا كه رابطه بين مشتري و سازمان او خواهد بود هر گونه ايراد و اشكالي و نقطه نظري كه مشتري دارد بايد به مديريت اعلام كند تا او با آناليز و فرآيندهاي خاص آن، موارد به صورت اجرايي به ديگر دپارتمانها و مديران خطي و وظيفه اي انتقال داده شود. از طرفي هر گونه نقطه نظري در سازمان در خصوص اجراي پروژه وجود داشته باشد. بايد از طرف مديريت پروژه تحليل و به مشتري انتقال يابد. تمامي اين ارتباطات بايد رد چارچوب سياستهاي سازمان بوده و هرگونه عدم هماهنگي به مديران رده بالاي سازمان انتقال داده شود تا تصميمهاي مورد نظر اتخاذ شود.

نقش مديران وظيفه اي

نظر به تعريف نقش مديران پروژه در ساختار اجرايي سيستمهاي پروژه اي در اين قسمت به نقش مديران وظيفه اي اشاره مي شود در تعيين نقش مديران وظيفه اي دو المان وجود دارد:

1- مديران وظيفه اي داراي مسئوليتي هستند كه چگونگي انجام فعاليت و اينكه فعاليت قرار است در كجا انجام شود را مشخص مي كنند.