چکيده: از نيروي انساني به عنوان مهمترين منبع در سازمان و درکسب درآمد آن ياد ميشود. شناسايي و کاربرد نيروي انساني بهعنوان مهمترين منبع نه در قالب شعار در وهله اول مستلزم آگاهي از ابعاد معرفتي ، مهارتي و نگرشي آن و در وهله دوم مستلزم اعتقاد و کاربرد اطلاعات و رفتار با برابر آن اطلاعات است. براساس آمارهاي منتشره ، نقش اول ثروت آفريني در کشورهاي توسعه يافته را سرمايه هاي انساني با 67 درصد به خود اختصاص مي دهند و اين در حالي است که مجموع سهم منابع طبيعي و منابع فيزيکي در اين کشور ها تنها 33 درصد است. در چنين فضايي که رقابت رمز بقا و ماندگاري سازمانهاست ، سيستم کارآمد اطلاعات منابع انساني و عملکرد مناسب آن بهعنوان سلاحي رقابتي در پديدآوردن فرصتها و غلبه بر تهديدات براي سازمانهاست و در عين حال يک مزيت نسبي و چراغ راه مديران به حساب مي آيد. اين مقاله به برخي مهمترين ملاحظات کاربردي در تهيه و تدوين سيستم اطلاعات منابع انساني ، ويژگيهاي نرم افزاري و سخت افزاري آن و همچنين به برخي از مهمترين مزاياي ناشي از آن اشاره مي کند.

مقدمه

گسترش فعاليتها و وظايف مديران در قلمرو مديريت منابع انساني و تعامل مستمر بين اين فعاليتها و لزوم طرح ريزيهاي هماهنگ در جذب ، بهسازي ، نگهداري و کاربرد موثر منابع انساني به عنوان مهمترين منبع استراتژيک هر سازمان ، ايجاد سيستم اطلاعات منابع انساني و به روز نگه داشتن اطلاعات اين سيستم را در سازمانهاي بزرگ ضروري ساخته است.

سيستم اطلاعات منابع انساني

با کاربرد سيستم اطلاعات منابع انساني فرايندهاي مجزا مانند ترفيعات ، انتصابات، سنوات خدمتي ، ارزشيابي و اقدامات انضباطي ، سيستم حضور و غياب و... در قالب طرحي جامع و يکپارچه در آمده و بستر هاي تحول و توسعه منابع انساني فراهم مي آيد. سيستم اطلاعاتي عبارت است از مجموعهاي از اطلاعات که براي تصميم گيري ، کنترل ، جمع آوري ، بازيابي ، پردازش ، ذخيره و توزيع بهکار مي آيند. با تامل در اين تعريف و با توجه به وظايف و فرايندهاي مديريت منابع انساني، سيستم اطلاعات منابع انساني را مي توان چنين تعريف کرد: مجموعهاي جامع و يکپارچه از کليه داده ها و اطلاعات مرتبط با نيروي انساني با استفاده از تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري به منظور کمک به تصميم گيري ، برنامه ريزي و انجام امور جاري نيروي انساني در سازمان.

در نگاه به کل سازمان ، سيستم اطلاعات منابع انساني يکي از زير سيستم هاي اطلاعاتي مانند سيستم اطلاعات حسابداري و مالي ، توليد، فروش و... به شمار مي آيد. چنين سيستم هايي در قلمرو کاري واحد يک سيستم جامع و يکپارچه هستند اما در ارتباط با کل سازمان و ساير زير سيستم هاي آن يک زير سيستم قلمداد مي شود. شکل 1 انواع سيستم هاي اطلاعاتي سازمان و ارتباط و تعامل آنها با يکديگر را نشان مي دهد:

ارتباط زير سيستم هاي اطلاعاتي فوق از نوع تعاملي است ، بدين معنا که يک رابطه متقابل و پويا بين آنها برقرار بوده و کميت و کيفيت اطلاعات يکي در نتيجه و کارايي زير سيستم ديگر بسيار موثر است. يکي از مهمترين اين زير سيستم ها که در ارزيابي و عملکرد ساير زير سيستم ها تاثير قابل توجهي دارد، سيستم اطلاعات منابع انساني است. در زير به برخي زمينه هاي کاربرد و تعامل اين سيستم ها با سيستم اطلاعات منابع انساني اشاره شده است:

سيستم اطلاعات کيفيت: تصميم گيري و کاربرد نتايج ارزيابي نيروي انساني در استقرار سيستم هاي مديريت کيفيت و نگهداشت و توسعه آن با توجه به نقش و اهميت نيروي انساني.

سيستم اطلاعات حسابداري: کمک در تعيين قيمت تمام شده و سهم نيروي انساني در آن ، مديريت بر هزينه ها و...

سيستم اطلاعات توليد: تعيين ميزان و نوع مهارت و توانمنديهاي مورد نياز نيروي انساني در ساخت و توليد پروژه ها و ارزيابي وضع موجود .