ERP چيست؟ ERP خلاصه‌ي عبارت Enterprise Resource Planing است، كه در آن مهمترين كلمه Enterprise است. اين گونه از نرم‌افزارها مي‌كوشند تمام بخش‌ها و عمليات داخل يك موسسه را در يكي سيستم يكپارچه کامپيوتري بگنجانند. بخش‌هاي مختلف (مالي، انبار، فروش و ...) ممكن است سيستم‌هاي كامپيوتري جداگانه خاص خودشان را داشته باشند، كه براي انجام كارهاي خاص آنها بهينه‌سازي شده‌اند. ولي ERP همه‌ي آنها را در قالب يك نرم‌افزار يكپارچه كه از يك پايگاه داده واحد استفاده مي‌كند، يكجا مي‌نمايد. اينطوري بخش‌هاي مختلف مي‌توانند اطلاعات را به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط داشته باشند.   چطور ERP باعث بهبود عملكرد موسسه مي‌شود؟ مهمترين ارزشي كه ERPها ايجاد مي‌كنند، بهبود روشي است كه موسسه سفارش‌هاي مشتري را دريافت كرده آنها را پردازش مي‌نمايد. ERP سفارش مشتري را مي‌گيرد و مسيري نرم‌افزاري براي تكميل اين فرم سفارش و طي شدن مراحل مختلف آن به صورت اتوماتيك فراهم مي‌كند. اين روياي ERP است، ولي واقعيت كمي خشن‌تر است.   مشكل اصلي مردم دوست ندارند تغيير كنند، و ERP از آنها مي‌خواند روش كارشان را عوض كنند. اين دليل سخت بودن كسب مزاياي ERP است. خود نرم‌افزار اهميت بسيار كمتري از صورت گرفتن تغييرات در روند كار موسسه دارد. اگر نرم‌افزاري تهيه و نصب كنيد، بدون آنكه تغييري در روند كار افراد موسسه خود ايجاد نماييد، ممكن است هيچ يك از مزاياي ERP را بدست نياوريد، و حتي برعكس، ممكن است نرم‌افزار جديد باعث كندتر شدن كار آنها شود.     انجام يك پروژه ERP چقدر طول مي‌كشد؟ نصب يك ERP كار چندان ساده‌اي نيست. اگر فروشنده نرم‌افزار ادعا ‌كند در مدت كوتاهي مثل سه يا شش ماه سيستم جديد را را راه‌اندازي خواهد كرد، نبايد گول بخوريد. كاري كه در چنين زمان كوتاهي انجام شود حتما ناقص است: يا موسسه خيلي كوچك بوده، يا پياده‌سازي ERP به بخش كوچكي از موسسه محدود شده، و يا آنكه موسسه فقط از امكانات مالي ERP استفاده مي‌نمايد (كه در اين صورت ERP چيزي بيشتر از يك برنامه حسابداري خيلي گران نيست). براي آنكه ERP درست بكار گرفته شود، حتما بايد تغييراتي در وظايف و روند كار كاركنان موسسه ايجاد شود، و اين كاري سخت است. در غير اين صورت، اگر روند كار تغيير نكند، به آن معني است كه روش‌هاي مورد استفاده در موسسه شما كاملا عالي بوده‌اند، كه در اين حالت شما دليلي براي فكر كردن درباره‌ي ERP نداريد. انتقال به يك سيستم ERP به طور متوسط بين يك تا سه سال طول مي‌كشد، ولي مهمترين مساله‌اي كه بايد مورد توجه قرار بگيرد اين نيست. مساله اصلي اين است كه شما چرا به ERP احتياج داريد و چطور از آن براي بهبود كارتان استفاده مي‌كنيد.   ERP چه چيزهايي را اصلاح مي‌كند؟ پنج دليل اصلي براي استفاده از ERP ها وجود دارد: يكپارچه كردن اطلاعات مالي يكپارچه كردن اطلاعات سفارش مشتري استاندارد كردن وسرعت دادن به فرآيند توليد كاهش اسناد كاغذي استاندارد كردن اطلاعات منابع انساني     هزينه‌هاي پنهان ERP اغلب موسساتي كه نرم‌افزارهاي ERP را بكار گرفته‌اند معترفند كه هزينه‌هاي مهمي ناديده يا دست‌كم گرفته شده‌اند. مواردي كه بيشتر باعث كسري بودجه در پروژه‌هاي ERP مي‌شوند اينهايند: (1) آموزش اين مهمترين هزينه‌اي است كه ناچيز انگاشته‌ مي‌شود. هزينه‌ي آموزش از آن رو زياد مي‌شود كه كاركنان مجبورند يك مجموعه فرآيند تازه را بياموزند، نه يك نرم‌افزار جديد را. به همين دليل هم موسسات آموزشي بيروني نمي‌توانند كمكي به شما بكنند و بايد براي ايجاد يك برنامه‌ي آموزشي اختصاصي براي كاركنان خود آماده باشيد. (2) يكپارچه سازي و تست تست و آزمايش اتصال بين ERP و ابزارها و برنامه‌هاي ديگري كه به طور موردي در موسسات مختلف وجود دارند، ممكن است يكي ديگر از هزينه‌هاي دست‌كم گرفته شده باشد. اين مي‌تواند از موارد عمده (مثل سيستم‌هاي تجارت الكترونيك و يا زنجيره‌ي پشتيباني) تا موارد جزيي (مانند ابزارهاي خواندن باركد و محاسبه‌ي ماليات) را شامل شود. همه‌ي اين موارد بايد با ERP ارتباط برقرار نمايند. اگر فروشنده‌ي ERP راه‌حل‌هايي براي اين مشكلات ارائه نكند، ناچار مي‌شويد خود ملحقاتي براي اين موارد ايجاد نماييد. تست يكپارچه سازي ERP بايد برپايه‌ي فرآيند باشد (Processoriented). كهنه‌كارها توصيه مي‌كنند به جاي ايجاد داده‌هاي الكي و حركت دادن آنها بين اجزاي نرم‌افزار، يك سفارش واقعي را روي سيستم آزمايش كنيد: از نقطه‌ي شروع سفارش تا ارسال آن و دريافت رسيد، و ترجيحا هم با مشاركت خود كاركنان موسسه و ايفاي وظايفشان در مراحل انجام اين سفارش.