فهرست مطالب   مقدمه........ آشنايي با محيط Acces..... فصل اول :طراحی جدولها جدول اول:جدول گروه حسابها. " دوم:جدول معرفی حسابها " سوم:جدول ثبت حسابها. اطلاعاتی بیشتر درموردجدولها فصل دوم:فرم ها فرم اول برای جدول دوم. فرم دوم برای جدول سوم. فصل سوم:پرس وجوها پرس وجوی اول:تهیه دفترروزنامه....... " دوم:تهیه ترازآزمایشی...... " سوم:تهیه دفتر کل .......... " چهارم:تهیه سودوزیان......... " پنجم:تهیه صورتحساب سرمایه... " ششم:تهیه ترازنامه......... فصل چهارم:گزارش ها گزارش اول :گردش حسابها " دوم :دفتر کل.... " سوم :سودوزیان.. " چهارم:صورتحساب سرمایه........ " پنجم :ترازنامه.. تنظیم گزارش برای چاپ... تهیه برداصلی وفرعی بانک اطلاعاتی......         مقدمه:     امروزه واحدهاي اقتصادي با حجم گستردهاي از داده ها واطلاعات ربرو هستند. شركتها،فروشگاها،دانشگاه ها،بيمارستانها،مدارس،هتل هاو...با مجموعه اي از داده ها سرو كار دارند كه براي استفاده مناسب ازاين داده ها ميبايست آنها بطور مناسب و مطلوبي شناسايي ، طبقه بندي و تلخيص شده ودر شكل مناسبي گزارش شوند.مديران واحدهاي اقتصادي براي تصمصم گيري هاي تجاري نياز به گزارش هاي مناسب و به موقع دارند تا از آنها در تصميم گيريهايشان استفاده كنند. كاركنان اين واحدهاي اقتصادي براي ارايه گزارش هاي به موقع نيازمند برنامه ها و ابزارهاي مناسبي هستند.تا آنها را در تسريع بخشيدن در تهيه گزارش ها يار ي دهد. ايجاد بانكهاي اطلاعاتي رايانه اي يكي از مناسب ترين ابزارها براي وارد كردن دادها و نگهداري و ارايه گزارش مناسب از سوي كاربران ميباشد.نرم افزار ACCESSمي تواند بانك اطلاعاتي تهيه نمايد كه در ورود داده ها و تهيه اطلاعات و ارايه گزارش هاي مالي و غير مالي به استفاده كنندگان كمك نمايد.       آشنايي با محيط Acces:     براي ورود به برنامه Access لازم است ابتدا بر روي منوي Start كليك نموده و از زير منوي ALL programs گزينه Microsoft Office را انتخاب و از زير منوي آن گزينه Microsoft Office Access 2003 را انتخاب و كليك كنيد. ايجاد بانك اطلاعاتي جديد و خالي پس از ورود به برنامه اكسس براي ايجاد يك بانك اطلاعاتي جديد و خالي از قاب وظيفه گزينه Create New File را انتخاب كنيد تا وضعيت قاب وظيفه به بخش فايل جديد (New File) تغيير حالت دهد . گزينه بانك اطلاعاتي خالي (Blank Database) را انتخاب وكليك كنيد. با اجراي اين عمل ، كادر ايجاد بانك اطلاعاتي جديد (File New Database) آشكارمي شود.در قسمت Save in محل ذخيره شدن بانك اطلاعاتي مشخص ميشود.(فايلهاي تهيه شده در برنامه اكسس با پسوند mdb ذخيره مي شوند(. تعريف بانك اطلاعاتي : بانك اطلاعاتي شامل يك سري دادهاي ذخيره شده درباره يك يا چند موجوديت است كه در اين موجوديت ها داراي ارتباط بوده و در يك پايگاه (بانك)قرار ميگيرند . آشناي با عناصر بانك اطلاعاتي هر بانك اطلاعاتي كه با استفاده از برنامه اكسس تهيه مي گردد داراي 7 عنصر زير است: 1.جدول ها(Tables) 2.پرس و جو ها(Queries) 3.فرم ها(Forms) 4.گزارش ها(Reports) 5.صفحات دسترسي داده ها(Pages) 6.ماكروها(Macros) 7.ماجول ها(Modules) معرفي هر يك از موارد بالا: 1.جدولها: اولين ومهمترين جزء هر بانك اطلاعاتي ،جدول ها هستند. در زمان تهيه هر بانك اطلاعاتي لازم است اجزاي اصلي بانك (جدول ها) بطور صحيح و مشخص تعريف شوند. 2.جدولها اجزاي اصلي بانك اطلاعاتي هستند ودادها بانك اطلاعاتي در آنها نگهداري مي شود. اما در جدولها امكان انجام محاسبات بر روي فيلدها (ستون ها) وجود ندارد.در صورتي كه بخواهيم بر روي فيلدها ،محاسبات انجام دهيم ، لازم است كه ازمحيط پرس وجو استفاده كنيم. در پرس جو ها علاوه برمحاسبات بر روي فيلدها مي توان آنها را با هام تركيب نمود.همچنين مي توان پرس جويي تهيه كرد كه بر اساس پارامتر در خواست شده ،اطلاعات مورد نياز را ارايه نمايد. 3.فرمها:براي وارد كردن داده ها،اصلاح و يا حذف كردن داده ها ذخيره شده در جدول ها و پرس جوها مي توان از فرم ها استفاده نمود.همچنين مي توان فرم هاي مناسبي طراحي وتهيه نمود و از طريق اين فرم ها ،داده ها به جدول يا پرس جوهاي مربوطه وارد شوند و يا از طريق آنها اصلاح يا حذف گردند. فرم ها را مي توان به شكل دلخواه در آورد. 4.گزارش ها: ارايه نتايج و چاپ اطلاعات تهيه شده شده توسط بانك اطلاعاتي از طريق گزارش صورت مي گيرد. گزارش مي توانند بر اساس جدول ها يا پرس جوها (به صورت دلخواه) تهيه شوند. 5.صفحه ها: يكي از توانايي هاي ويژه اكسس است كه امكان به اشتراك گذاري وبروز رساني داده ها در وب را در اختيار كاربران مي گذارد. برخلاف ساير اجزاي اكسس ،صفحات دسترسي داده ها به شكل فايلي با فرمت HTML خارج از بانك اطلاعاتي ذخيره مي شوند ولي با بانك اطلاعاتي مرتبط هستند. اين صفحه ها از طريق يك كاوشگر مانند كاوشگر اينترنت قابل مشاهده هستند. ماكروها: ماكروها روش ساده براي برنامه نويسي در اكسس هستند. يك ماكرو شامل يك يا چند عمل مي باشد كه با اجراي ماكرو اعمال ضبط شده بطور خودكار اجرا مي شوند .